Les flux financiers constituent le nerf de toute entreprise, et automatiser le suivi de sa trésorerie consiste à utiliser la technologie pour effectuer des opérations comme la facturation, les approbations transactionnelles et les paiements.
La mise en place d’un tel système présente des avantages certains. Il y a l’allègement des tâches de l’équipe comptable qui gagne du temps, et la réduction drastique des risques d’erreur dans les calculs.
Il faut toutefois s’y prendre correctement pour atteindre ce résultat, et c’est là qu’entrent en jeu les logiciels de gestion. Comment les utiliser correctement pour automatiser le suivi de sa trésorerie, c’est ce que nous abordons ici.
Les avantages de l’automatisation
Avant d’aborder le procédé d’automatisation de la trésorerie, voyons les bénéfices de cette mesure.
Un gain de temps et un meilleur suivi des flux financiers
Automatiser le suivi de sa trésorerie rationalise l’ensemble des processus liés aux comptes fournisseurs et clients. Cela fait gagner du temps à la direction et lui permet de se concentrer sur les stratégies commerciales et sur les tâches administratives.
Plutôt que de passer son temps à signer des chèques physiques et tenir un registre, le comptable peut le faire en quelques clics à partir de n’importe quel appareil connecté. Les enregistrements des transactions électroniques sont aussi stockés en lieu sûr, ce qui permet de surveiller les créances.
Toutes les informations utiles sont accessibles via un tableau de bord. Il n’est donc pas obligatoire de joindre l’équipe comptable pour être au courant de l’état financier de l’entreprise. On peut aussi détecter plus rapidement les problèmes comme les surfacturations, ou les manquants.
Des décisions plus éclairées
La direction peut exploiter les données compilées et détaillées pour mieux comprendre les performances de l’entreprise. Elle peut voir et analyser les domaines à améliorer.
Les logiciels d’automatisation incluent généralement des outils d’analyse pour identifier les points clés où l’entreprise peut optimiser ses process et gagner en efficacité.
Améliorer le service client
Les clients ont entre autres la possibilité de configurer des paiements en ligne et de recevoir leurs factures automatiquement. Cela leur apporte une touche de commodité, mais aussi de la régularité aux flux de trésorerie de l’entreprise.
La direction peut mieux examiner les habitudes d’achat et les préférences des clients sur une période donnée, et élaborer des stratégies pour mieux les impliquer. Vous verrez détaillés tous les avantages d’un logiciel de suivi de trésorerie sur cette page.
Automatiser le suivi de sa trésorerie au moyen d’un logiciel
Avant d’implémenter un logiciel pour automatiser le suivi de sa trésorerie, il faut fixer des objectifs financiers et concevoir un modèle opérationnel à intégrer dans le système.
Cela inclut les listes d’actions, les protocoles de validation, les protocoles sécuritaires, les dates, les chiffres critiques, etc. Ces différentes opérations seront reliées à des schémas commerciaux configurés pour se déclencher et se répéter dès lors que les indicateurs sont au vert.
Un logiciel d’automatisation fonctionne sur une structure de rapport et une logique associée qui produisent l’action requise.
Le processus peut être automatisé dans son intégralité. Il peut aussi être séparé en étapes constitutives qui seront déclenchées automatiquement, mais de manière isolée, pour un meilleur contrôle.
Une fois le modèle conçu et entré dans le logiciel, il faut procéder à une prise en main et à une phase test.
Il est conseillé de ne l’utiliser si possible que pour une portion des services de l’entreprise. De la sorte, on peut mieux en appréhender l’usage, améliorer les réglages et s’assurer que l’équipe comptable en acquiert la maîtrise.
Il faut aussi veiller à choisir un logiciel d’automatisation de qualité pour sa trésorerie. Comme expliqué ici, un haut niveau de sécurité et de l’ergonomie sont des caractéristiques cruciales pour de telles applications.
Sur une base régulière, il est recommandé de faire vérifier le système par un professionnel de la maintenance.
De bonnes habitudes à adopter
L’un des éléments les plus sous-estimés en matière de finances d’entreprise comme personnelles est le comportement.
Un logiciel pour automatiser le suivi de sa trésorerie, n’empêche pas de prendre de mauvaises décisions financières. Il est donc très important de prendre certaines mesures en parallèle pour obtenir des résultats. Il faut notamment :
- Catégoriser les dépenses de l’entreprise ;
- Avoir des comptes bancaires distincts pour les tâches ;
- Former le personnel aux bonnes habitudes financières.
Si ces règles sont respectées, automatiser le suivi de sa trésorerie avec un logiciel produira sans aucun doute des résultats probants qui se feront sentir sur le bilan financier et la performance globale de l’entreprise.