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Outils de gestion de projet : bien les choisir pour gagner en efficacité

Je ne sais pas si vous avez remarqué, mais depuis quelques années, les outils de gestion de projet sont devenus indispensables à l’organisation des tâches et des campagnes au sein de l’entreprise.

Ce sont des outils polyvalents et bien utiles, et je me suis dit qu’il pouvait être intéressant de souligner dans un article quels sont pour moi les critères essentiels que doit remplir un logiciel de gestion. Vous pouvez consulter cette page pour obtenir plus de renseignements.

A quoi sert un logiciel de gestion ?

Les outils de gestion sont indispensables pour pouvoir organiser correctement les tâches, de façon claire et sur la durée, pour une équipe donnée. Ils vont vous permettre de partager des informations à différents niveaux, entre les membres du projet. Par exemple :

  • Calendriers
  • Liste des tâches
  • Partage de documents
  • Création de « wiki »
  • Visualisation du temps restant pour la réalisation du projet
  • Progression du projet, des objectifs atteints ou non
  • Alertes et notifications

Pour en savoir plus, cliquez ici.

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Le couteau suisse de la gestion de projets

Les outils de gestion de projet permettent la bonne mise en oeuvre des missions de l’entreprise. Plus concrètement, ils vont permettre le suivi et la coordination des travaux de groupe, et également intégrer des informations essentielles comme les coûts et les deadlines.

Tout d’abord, un bon logiciel de gestion doit permettre de découper les projets en étapes, de distribuer les tâches en fonction des membres de l’équipe, et de rassembler les informations selon une chronologie précise et modulable.

Lorsque vous faites le choix de vos outils de gestion de projet, prenez soin de vérifier qu’ils permettent :

  • La planification du projet selon des tâches
  • Identifier les besoins et les ressources matérielles et humaines
  • Gérer les retards sur les deadlines

Au final, le but d’un tel logiciel est de provoquer la collaboration à l’intérieur des groupes de travail.

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Comment maîtriser les coûts avec un tel outil ?

Au moment de choisir vos outils de gestion de projet, assurez-vous d’avoir la fonctionnalité nécessaire à la gestion financière. Ce logiciel doit vous permettre d’avoir une vision d’ensemble des coûts financiers de votre projet, et de chaque tâche.

Bien sûr, je vous conseille de réfléchir par vous-même aux surcoûts que votre projet peut engendrer. Il s’agit de penser par exemple aux dépenses « en plus » que vous allez faire. Cela peut être par exemple une formation aux outils logiciels ou encore de la logistique pour pouvoir respecter les délais. Pour apprendre à bien gérer son projet, c’est par ici.

Vers quels outils de gestion de projet se tourner ?

Il existe énormément de logiciels de gestion de projet, vous pouvez faire le test par vous-même de ceux qui s’adaptent le mieux à votre travail, mais je vous présente ma sélection de deux outils que je trouve indispensables :

  • Basecamp : pratique pour une petite équipe, avec des fonctionnalités simples (calendrier, échéancier, listes de tâches)
  • Planzone et Clarizen : sur le serveur de l’entreprise, ils proposent le partage de documents, la création de bases de données, de participer à des forums, des blogs…

Quelques infos sur ce billet

Posté le 24/03/2019 · dans la catégorie Boulot

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