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Comment gérer ses notes de frais ?

La gestion des notes de frais est le passage obligatoire de toute entreprise donnant la possibilité à ses salariés de se faire rembourser des dépenses dues aux des activités réalisées en faveur de leur société. Pour les comptables comme pour les services des ressources humaines, cela peut parfois s’avérer être un casse-tête. Voici quelques précisions utiles sur la gestion des notes de frais.

Notes de frais : qu’est-ce que ça concerne ?

Tout d’abord, il faut rappeler que chaque entreprise gère à sa façon la prise en compte et le remboursement des frais de ses employés. C’est-à-dire que chacun a sa propre manière de faire, ses propres documents récapitulatifs des frais et justificatifs, donc il n’existe pas de modèle standard ou universel sur lequel se baser. En général, cela s’établit via un document papier que le salarié remplit ou via un logiciel frais déplacement, qui prend en compte toutes les modalités de remboursement.

Les notes de frais peuvent en effet concerner plusieurs situations : un déplacement véhiculé, une note de restaurant, un hébergement, une liste de courses, etc. Toutefois, certaines règles sont à respecter pour que l’entreprise puisse avoir la possibilité de rembourser ses employés. L’une d’entre elles concerne le montant, qui ne doit pas être excessif. La notion reste assez floue mais il s’agit d’être raisonnable et nous avons tous plus ou moins le même curseur. Ensuite, il faut bien entendu que la dépense concerne directement l’activité de l’entreprise, elle doit servir aux besoins de celle-ci pour son développement au quotidien. Enfin, toute dépense destinée à être remboursée doit être justifiée par un document, une facture généralement.

Ce qu’il faut savoir

Les documents justificatifs qui se font témoins de la dépense du salarié doivent comporter certaines informations obligatoires pour être bien pris en compte lors de la gestion de la note de frais par le comptable ou responsable RH. Généralement, ces derniers demandent la date à laquelle a été effectuée la dépense, le montant TTC et le montant de la TVA (puis sera déduit le montant HT de la dépense). Ensuite, ce sont des informations relatives au salarié et à l’entreprise qu’il faudra renseigner, comme le motif de la dépense, est-ce qu’elle a été nécessaire pour l’entreprise seule ou pour l’un de ses clients, etc. Pour ce qui est des indemnités kilométriques, l’on parle alors des frais de déplacement, d’autres informations complémentaires sont nécessaires : le lieu cible du déplacement, le nombre de kilomètres effectués à l’aller et au retour (les deux trajets peuvent être différents) et enfin le nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé.

Parfois, il est possible pour l’entreprise d’effectuer les remboursements de manière forfaitaire. Ainsi, si l’on prend l’exemple d’un salarié commercial régulièrement en déplacement, on peut aisément imaginer que la société préfère établir un remboursement au forfait mensuel d’un montant fixe et qui vaudra pour l’ensemble des déplacements effectués par ce commercial, avec son véhicule personnel, et pendant tout le mois. Il existe un barème qui est mis à jour chaque année par l’URSSAF et disponible sur le site, pour déterminer les conditions des frais forfaitaires. Seuls les dirigeants salariés ne peuvent profiter du système de frais forfaitaires.

Quelques infos sur ce billet

Posté le 16/12/2018 · dans la catégorie Boulot

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