À l’ère de la dématérialisation qui est loin d’être un effet de mode, la signature électronique se démocratise de plus en plus dans les organisations et les entreprises. Il s’agit d’un procédé technique à valeur juridique dans lequel le signataire appose son accord sur un document à caractère électronique. Si la signature manuscrite ne requiert qu’un crayon ou un stylo, les outils de la signature numérique sont multiples et varient selon les besoins et les usages. Nombreuses sont les structures qui optent pour cette formule et ce pour plusieurs raisons.
Signature électronique : quels avantages pour votre business ?
Si dans les relations d’affaires, le consentement des parties a une valeur sacrée, la signature électronique permet d’authentifier le signataire et de garantir le contenu et l’intégrité des contrats et documents. C’est un gage de confiance dans les échanges numériques. De façon résumée, trois éléments vous motiveront à opter pour ce mode de signature : gagner en termes de productivité, en termes de sécurité et d’espace.
Un gain de productivité
Les caractéristiques de cette signature en font un outil qui apporte sans aucun doute, une optimisation des processus de production au sein des entreprises. En prenant en compte la part de plus en plus croissante des documents électroniques dans les échanges internes et externes aux entreprises, la signature électronique évite les pertes de temps liées aux impressions quotidiennes de documents pour y apposer une signature manuscrite.
Elle permet non seulement de gagner du temps dans les impressions de documents en vue de leur signature, mais aussi dans leur scannage et leur envoi. Elle facilite également l’envoi par mail ou l’archivage numérique des documents volumineux. C’est donc une bonne partie du service consacré au secrétariat et au courrier qui est couverte par ce procédé. Cela permet, par conséquent, de fluidifier les processus internes et de recentrer le personnel sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Un gain d’espace et de sécurité
La signature électronique est un vecteur de performance qui vous permet tout naturellement de gagner de l’espace et de réduire vos dépenses liées à l’achat de papier.
En effet, elle assure la sécurité des échanges en ligne, notamment ceux qui requièrent un haut degré de confidentialité, à l’aide de procédés cryptographiques asymétriques. Tous les documents sensibles de l’entreprise sont sécurisés grâce à un procédé qui permet uniquement aux agents concernés d’y avoir accès.
Quels sont les enjeux de la signature électronique ?
Bien plus qu’un souci de modernisation ou de rationalisation des processus de production, l’adoption de la signature électronique devient un impératif à dimension purement écologique.
En effet, l’essor de la responsabilité sociale et environnementale met désormais à la charge des entreprises la prise en compte des enjeux sociaux et environnementaux actuels dans chacune de leurs stratégies, et dans leurs processus de production et de gestion.
L’écologie étant devenue sujet majeur au plan sociétal, les entreprises sont appelées par la législation à intégrer la protection de l’environnement dans leurs activités quotidiennes. Cette responsabilité sociale et environnementale est devenue un sujet tellement sensible que l’engagement concret de toute entreprise dans ce sens, a un impact direct sur son image et son développement.
La signature électronique, au-delà même des avantages qu’elle offre à l’interne, est un gage évident de développement durable en ce qu’elle permet de lutter contre l’abattage des arbres pour la production de papier. Selon les estimations, plus de deux-mille arbres sont abattus chaque minute dans le monde pour la production de papiers. Dès lors, avec la diminution de la consommation de papier par les entreprises, il y a un impact très considérable sur la protection de l’environnement dans l’adoption de ce mode de signature.
Il y a donc des avantages non seulement organisationnels et économiques, mais aussi écologiques à adopter la signature électronique. Quoi de plus responsable pour une entreprise de participer à un développement durable rentable grâce à la réduction de son empreinte écologique ?